Etegras integritetspolicy

2018-05-25

Detta dokument och policy beskriver hur Etegra AB, orgnr 556694-5357, hanterar och behandlar personuppgifter.
Dokumentet är ett underlag och ska hjälpa dig förstå hur vi säkerställer att dina uppgifter behandlas i enlighet med aktuell personuppgiftslagsstiftning.

Dokumentet riktar sig till dig som personuppgiftsansvarig på företaget. I dokumentet benämns personuppgifterna som ”dina” och riktas till ”dig”, men avser ditt företag och alla på företaget anställda.

Vi visar vilka personuppgifter du delar med oss samt klargöra hur dessa uppgifter hanteras på ett sätt som skyddar dina rättigheter och din integritet.

Etegra är ett IT-företag som levererar tjänster som konsulting på plats och distans, molntjänster samt tillhandahåller försäljning av produkter inom IT som hårdvara, mjukvara och licenser. Dessa kallas nedan för ”Tjänst, Tjänsten, Tjänster”

Kunden, nedan kallad ”Kund, Kunden”, är företag och föreningar som köper Tjänster av Etegra.

För Tjänsten är Etegra personuppgiftsbiträde vid behandling av dina personuppgifter.

Uppgifterna behandlas enligt EUs nya direktiv GDPR, förordningen för behandling av personuppgifter, som ersätter tidigare PUL, personuppgiftslagen.

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina uppgifter i Tjänsten är Kunden.

Etegra är personuppgiftsansvarig för behandling av de personuppgifter som du delar med oss när:

  • du registreras som kund hos oss
  • du beställer Tjänsten
  • du har en fråga och/eller kontaktar oss

1.1 Personuppgiftstyper och rättslig grund till att behandla dina personuppgifter

I stort sett alla behandlingar utförs med stöd av avtal mellan oss och våra kunder. Detta för att vi ska kunna utföra våra åtaganden gentemot dig som kund och följa tillämplig lagstiftning. I vissa fall kan behandlingar med stöd av rättslig förpliktelse också förekomma.

Etegra hanterar tre typer av information där personuppgifter om dig som kund kan förekomma: 

  • Information relaterad till den kundinformation vi lagrar om dig
    När du blir kund hos oss samlar vi in kontaktuppgifter och företagsuppgifter som
    innehåller informationen för fakturering, bokföring, tjänsteavtal, korrespondens.
    Vår administrativa- & supportpersonal har åtkomst till hela eller delar av sådan information via våra kundsystem
    .
     
  • Kunddokumentation
    För att kunna tillhandahålla Tjänsten, fullgöra åtaganden gentemot dig enligt avtal, samt ge dig bästa möjliga upplevelse av Tjänsten kan vi sammanställa och spara nödvändiga uppgifter om dig och användare.
    Vår supportpersonal har åtkomst till hela eller delar av sådan information via vår kunddokumentation.

     
  • Information som kund lagrar hos oss i våra Tjänster
    Vid användandet av våra Tjänster lagras information skapad av dig som kund, i våra system. Denna information är du som Kund ansvarig för.
    Vår supportpersonal har åtkomst till hela eller delar av sådan information via våra administrativa inloggningar. Detta är nödvändigt som en del av Tjänsterna och regleras i avtalens sekretessdelar
    .

 1.2 Vilken information samlar vi in?

En detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på, finns i bilaga 1.

1.3 Hur hanterar vi informationen?

Alla data som vi hanterar har syfte att förbättra, administrera och leverera Tjänsten. I vissa fall krävs informationen enlig svensk lag för att vi ska kunna leverera Tjänsten som t ex fakturering, ekonomisk administration, supportärenden och ägarskapsidentifiering.

Dessa uppgifter använder vi för att meddela dig om händelser, ändringar, förbättringar och annan information kring din Tjänst hos oss. 

Vid de fall vi registrerar er på tredjepartstjänster som, t ex licenser, garantier, domäner m m, kan det krävas att vi delar med oss av viss information om dig till leverantören. Typen och mängden av information varierar beroende på tjänst.

1.4 Vem kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till?

Etegra åtar sig att endast lämna ut personuppgifterna till de inom sin egen organisation som behöver tillgång till uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

I användningen av Tjänsten kan vi komma att dela personuppgifter med underleverantörer till Etegra både inom och utanför EU/EES.
Leverantörerna har motsvarande skyldigheter gällande behandlingen av personuppgifter som du som kund avtalat med oss och framgår av Personuppgiftsbiträdesavtalet.

Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Etegras rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.

Vi kommer inte att överlåta eller på något sätt sprida dina personuppgifter till tredje part om vi inte har ditt tillstånd till det.

1.5 Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att utföra behandlingen inom Sverige i första hand och därefter inom EU/EES. I vissa situationer kan dock informationen komma att överföras till, och behandlas i, land utanför EU/EES av oss, eller annan leverantör eller underleverantör. Vi kommer att vidta legala och tekniska åtgärder för att skydda din information samt tillse att den hanteras säkert i en skyddsnivå jämförbar med det skydd som erbjuds inom Sverige/EU/EES.

Vi har biträdesavtal med våra leverantörer för att säkerställa att behandlingen sker enligt uppsatta regler.

1.6 Hur vi skyddar dina personuppgifter

Etegra har vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Samtliga uppgifter sparas i system som är skyddade genom behörighetssystem och brandvägg.

För Tjänsten finns system med flera säkerhetsnivåer som nätbegränsning, accessnivåer, larm och intrångsskydd.

Dessa system utvecklas och anpassas efter de bestämmelser och krav som gäller.

1.7 Din rätt som registrerad

Som kund hos oss har du rättigheter rörande de personuppgifter vi har om dig.

  • Information
    Du kan kontakta oss för att få ut den information vi har samlad.
    Vi strävar efter att tillhandahålla denna information utan fördröjning.
  • Rättelser
    Vi åtar oss att utan dröjsmål rätta felaktiga eller ofullständiga personuppgifter efter instruktion från er. Du har rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.

  • Dataportabilitet
    Du har rätt till dataportabilitet av uppgifter som insamlats automatiskt.

  • Radering
    Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen.

  • Samtycke
    Du har rätt att dra in ett samtycke, lämna klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande om samtycke till ett sådant finns.

1.8 Hur länge behåller vi dina personuppgifter

Behandling av personuppgifter är som huvudregel förbjuden, men tillåten vid följande undantag:

  • Samtycke föreligger till behandlingen av personuppgiften
  • Stöd i lag föreligger
  • Behandling är nödvändig för att fullgöra avtal
  • Berättigat intresse föreligger

Enligt ovan devis och motto sparar Etegra personuppgifter om dig som kund så länge det finns en kundrelation eller är nödvändigt för att uppnå de ändamål som beskrivs i denna policy. Vid avtalets upphörande kommer Etegra radera alternativt anonymisera dina uppgifter inom en rimlig tid efter uppsägning, om inte annan svensk eller europeisk lag, domstol eller myndighet säger något annat. Dina uppgifter kan sparas baserat på intresseavvägning om det finns säkerhets- eller ekonomiska skäl. Hur länge dina personuppgifter som användare lagras hos oss varierar beroende på syftet till att de samlats in.

1.9 Förändringar i denna integritetspolicy

Innehållet i denna integritetpolicy kan komma att förändras med tiden. Detta för att följa alla dataskyddslagar och -förordningar inom EU och Sverige samt för att bibehålla den höga integriteten för våra kunder.
Vid större förändringar kommuniceras dessa via gängse kommunikationskanaler.

1.10 Kontakta oss

Vid frågor om denna policy, personuppgiftsbehandlingen, för att ändra eller radera uppgifter kan du kontakta oss via e-post, post och telefon eller besöka oss.

Kontaktinformation:
Etegra AB
Garnisonsgatan 23, vån 7
254 66 Helsingborg

E-post: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Telefon: 042 – 600 50 70

Du kan också vända dig till datainspektionen som är tillsynsmyndighet.
Kontaktuppgifter hittar du på https://www.datainspektionen.se

 

Etegras integritetspolicy – Bilaga 1

2018-05-25

Detaljerad lista över vilka personuppgifter som förekommer inom de olika kategorier, vid vilka tillfällen och vilken laglig grund behandlingen baseras på.

Kategorier av personuppgifter:

När

Uppgifter

Personuppgifter

Orsak & laglig grund

Registrering som kund och beställning av Tjänsten

Företagsuppgifter

Organisationsnummer
Företagsnamn
Adress
Postnummer
Ort

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

 

Kontaktuppgifter

Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

Dokumentering av Tjänsten

Kontaktuppgifter

Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

 

Inloggningsuppgifter *

Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon
Användarnamn

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

Dokumentering av Tjänsten
3:e part leverantörer till Kund

Kontaktuppgifter

Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

Användare av Tjänsten

Kontaktuppgifter

Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon *

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

 

Elektronisk identifikation *

Användarnamn
IP-adress
Datornamn
Mac-adress

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden
gentemot dig

Kontakt via mejl

Kontaktuppgifter

Förnamn *
Efternamn *
E-post
Telefon *

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden gentemot
dig och
intresseavvägning

 

Företagsuppgifter *

Organisationsnummer
Företagsnamn
Adress
Postnummer
Ort

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden gentemot
dig och
intresseavvägning

 

Ärendeuppgifter

Löpande text

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden gentemot
dig och
intresseavvägning

Kontakt via telefon

Kontaktuppgifter *

Förnamn
Efternamn
E-post
Telefon

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden gentemot
dig och
intresseavvägning

 

Företagsuppgifter *

Organisationsnummer
Företagsnamn

Fullgöra våra
kontraktuella
åtaganden gentemot
dig och
intresseavvägning

 

 

 

 

 

* Uppgifter som kan förekomma